Suresnes, le 13 octobre 2009

Toshiba TFIS, entité du groupe Toshiba dédiée à l'activité de gestion de documents, annonce que TNT, leader européen dans le transport express de colis a sélectionné son offre DocWay dans le cadre d'une consultation.

Qui est TNT ?

TNT Express France est numéro 1 en France du service aux entreprises pour le transport express de colis et de documents, et nouvel acteur de la livraison aux particuliers. La société expédie chaque jour 350 000 colis et documents, en France et vers plus de 200 pays.

TNT Express France, dont le siège est basé à Lyon, compte aujourd'hui 5 000 salariés.



Le contexte

En avril 2008, TNT décide de mettre en œuvre un projet de rationalisation des impressions au niveau du groupe, qui s'inscrit plus largement dans un programme de développement durable et de sensibilisation à la surconsommation et à ses effets intitulé « Planet Me . Pour aller plus loin, la direction lance un appel d'offre en juin 2008 sur l'audit et l'accompagnement d'un projet de rationalisation des impressions, qui concerne dans un premier temps, le siège du groupe basé à Lyon, puis dans un second temps, les directions  régionales.



Le choix

« Outre une expérience significative dans la gestion de ce type de dossier, nous recherchions un fournisseur qui soit avant tout engagé dans la même démarche de développement et  qui nous accompagne dans la dimension humaine de ce projet car cela impliquait un travail très important en matière de communication et une analyse très fine des enjeux pour les collaborateurs  » déclare Dominique Nauche, responsable Moyens Généraux chez TNT.



Le choix de TNT s'est ainsi porté sur Toshiba pour plusieurs raisons : « L'approche et la méthodologie proposées au travers de l'offre DocWay étaient très pertinentes, nous nous sommes pleinement reconnus dans l'analyse et la manière dont ce projet nous avait été présenté : le moindre détail avait été pris en compte et nous avons ressenti une réelle appropriation de notre projet», a-t-elle témoigné.



Les différentes phases de déploiement

L'offre DocWay est une démarche novatrice de conseil et d'accompagnement qui a pour ambition d'aborder la problématique globale du document dans l'entreprise. Articulée autour de 10 modules complémentaires, elle permet de répondre de façon individualisée à toutes les attentes et objectifs du client. Qu'il s'agisse d'audit organisationnel, énergétique ou économique mais aussi d'accompagnement dans le changement ou de communication, les consultants certifiés DOCWAY agissent en véritables maitres d'œuvre des projets auxquels ils sont associés. L'équipe DOCWAY  qui existe maintenant depuis près de 10 ans ne se borne pas à réaliser le traditionnel audit de parc d'impression pour proposer des préconisations de matériels d'impression moins chers !

Dans le cas de TNT, les équipes Toshiba sont intervenues auprès de chaque service pour comprendre leurs activités et identifier précisément les besoins implicites et explicites des collaborateurs. La synthèse réalisée a permis de décliner des profils utilisateurs puis des profils organisationnels.



A la suite des recommandations de Toshiba, la direction de TNT a décidé de remplacer les 195 points d'impressions du siège de TNT par 25 multifonctions Toshiba et de conserver une dizaine d'imprimantes pour des dirigeants et le comité d'entreprise.

Une campagne de sensibilisation en interne sur l'impact des impressions dans l'entreprise a été menée début décembre 2008 pour informer et préparer le personnel à l'arrivée des multifonctions ; puis fin décembre à l'arrivée des nouveaux outils, les utilisateurs ont disposé de deux mois pour se familiariser avec les machines, positionnés uniquement en mode copieur dans un premier temps. La  formation proprement dite pour connaître les fonctions propres à améliorer le travail quotidien ( impression, PC fax et scan), a été séquencée pour permettre à chacun de se les approprier.

Grâce à la méthodologie DocWay, chaque étape est validée et planifiée rigoureusement. « Quand nous avons estimé que les collaborateurs étaient prêts à abandonner  définitivement leur imprimante, nous leurs avons envoyé une note pour le leur signifier. A cette occasion, nous avions convenu de matérialiser l'engagement de développement durable et l'effort de chacun à se séparer d'un outil de confort (l'imprimante personnelle) en leur offrant une plante verte en lieu et place de chaque imprimante ; les utilisateurs ont énormément apprécié cette démarche » précise Dominique Nauche.



Les bénéfices

Les atouts de ce projet sont visibles à plusieurs niveaux : gain d'espace, suppression des outils fax, gestion simplifiée pour les administrateurs et les acheteurs qui ont beaucoup moins de références à gérer…et bien sur économie substantielle et baisse globale de la consommation de papier et de toner !

Et désormais, le siège de TNT dispose de statistiques hebdomadaires de manière à anticiper les dérives de fonctionnement ou de consommation.

Comme le fait remarquer Dominique Nauche : « Au-delà des économies réalisées lors de la suppression des points d'impression, nous avons pu opérer une réelle responsabilisation des utilisateurs en interne et développer une véritable relation de confiance autour du développement durable. Aujourd'hui, tout le monde est content et gagnant !



À propos de TOSHIBA

Toshiba Tec France Imaging Systems, filiale du groupe Toshiba Tec Corporation et leader du marché de la bureautique, accompagne les entreprises dans leur gestion de documents au travers d'une offre complète de matériels multifonction, de solutions logicielles et de services.

Et pour offrir un service de qualité et de proximité à ses clients, Toshiba TFIS s'appuie sur ses 10 filiales métropolitaines, son réseau de vente directe sur Paris-IDF et auprès des grands comptes, sans oublier son réseau indirect de distributeurs agréés France et export.

Pour plus d'informations, visitez le site : www.toshiba.fr/tfis